Descubre el servicio de firma digital para a3doc cloud

Hoy en día, es vital apostar por los servicios digitales y evitar la presencialidad al máximo para poder operar con seguridad en todos los ámbitos. Pero eso no es posible sin las herramientas adecuadas.

Por eso, Wolters Kluwer ha apostado por la innovación y ha incorporado el servicio de firma digital o electrónica a su solución a3doc cloud.

Qué es y para qué sirve una firma digital

El gobierno define la firma electrónica como «un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico» y destaca como sus funciones básicas:

• La identificación inequívoca del firmante
• La garantía de la integridad del documento firmado
• La imposibilidad de repudio del documento

¿Qué quiere decir todo esto? Significa que una firma digital tiene la misma validez que una manuscrita. Por lo tanto, sirve para validar todo tipo de documentos: contratos, pólizas, facturas, liquidaciones de impuestos, etc.

Existen tres niveles de firma digital según el nivel de autentificación necesario:

• Simple: aceptación explicita de una comunicación. Se usa para, por ejemplo, aceptar las cookies en una web.
• Avanzada: identificación única del firmante y detección de posibles cambios en el contenido del documento. Es la adecuada para, por ejemplo, un contrato laboral.
• Cualificada: realizada con un dispositivo certificado para la creación de firmas electrónicas. Se emplea, por ejemplo, para las liquidaciones de impuestos.

Ya no es necesario trasladarse al centro de trabajo, a la asesoría o al notario para rubricar un documento, ya que puede hacerse telemáticamente. Con todas las ventajas que ello supone: ahorro de tiempo, ahorro de costes, reducción de residuos al no tener que imprimir tanto papel, mayor seguridad debido al envío encriptado de datos…

Y esto, no solo tiene beneficios para las personas. También facilita mucho la labor de los despachos.

Beneficios para las asesorías

En un post anterior ya te contamos cómo la suite a3doc cloud de gestión documental favorece el trabajo diario de una asesoría, pero ¿por qué la firma electrónica supone también un alivio de la carga laboral para este tipo de empresas?

Porque, a las ventajas anteriormente mencionadas, se une la posibilidad de tener toda la información de un cliente en un único lugar (documentos legalmente firmados incluidos). Esto permite realizar todas las gestiones de manera sencilla y directa desde el programa, sin tener que almacenar papeles o realizar desplazamientos, lo que simplifica enormemente la gestión diaria. También se disminuye el riesgo de pérdidas o errores en la documentación y se evitan las colas y las pérdidas de tiempo.

Además, se tiene control sobre los documentos durante todo el proceso ya que hay trazabilidad total: se sabe quién ha firmado, cuándo… Y se genera un comprobante de firma llamado evidencia electrónica con todos los datos de la actividad y que, incluso, puede personalizarse para recoger más datos como: el tipo de dispositivo desde el que se realizó, desde qué lugar, etc.

Por si esto fuera poco, permite la firma de hasta 10 personas en un mismo documento.

Si aún te quedan dudas sobre su funcionamiento, puedes leer este artículo.

Seguro que ya estás pensando en lo útil que sería utilizarlo en tu despacho  y en cuánto te facilitaría el día a día. ¿Quieres que desde Ukabi te asesoremos sobre cómo implementarlo o sobre cómo explicarles a tus clientes este servicio? Contacta con nosotros sin compromiso y aclararemos todas tus preguntas.

¡Moderniza ya tu asesoría con el uso de la firma telemática!